Was eine Vereinsverwaltungssoftware können muss
Softwarelisten sind lang, im Alltag entscheidet aber nur eine Handvoll Funktionen darüber, ob die Arbeit wirklich weniger wird. Diese Punkte sollten vor jeder Entscheidung geprüft werden – am besten mit den eigenen Daten in einem Testzugang.
- Mitgliederstamm mit Familien und einem Zahler pro Familie, damit Geschwisterbeiträge nicht doppelt eingezogen werden.
- Beitragsrechnungen mit fortlaufender Nummer, Storno und Gutschrift statt formloser Zahlungsaufforderungen.
- SEPA-Sammellastschrift als pain.008-Datei, die jede Bank annimmt, inklusive Mandatsverwaltung und Vorabankündigung.
- Automatischer Abgleich der Bankumsätze mit den offenen Rechnungen, damit niemand Kontoauszüge abtippt.
- Belege digital am Vorgang, mit Suchfunktion – das ist der Punkt, an dem Kassenprüfungen sonst scheitern.
- Rollen und ein Protokoll, damit ein Vorstandswechsel keine Datenübergabe per USB-Stick bedeutet.
- Export aller Daten, jederzeit und ohne Zusatzkosten.
Kassenwart: von der Bank bis zum Beleg
Der größte Zeitfresser im Verein ist nicht die Buchhaltung selbst, sondern das Übertragen. Kontoauszug ansehen, in Excel eintragen, Beleg suchen, Mitglied zuordnen. vereinsKosmos holt die Umsätze per FinTS direkt von der Bank – Sparkasse, Volksbank, Postbank, Commerzbank und viele weitere – und schlägt für jeden Eingang die passende Rechnung, Spende oder Vertragsbuchung vor.
Belege kommen als Foto, PDF, per E-Mail an eine eigene Adresse oder als WhatsApp-Bild vom Trainer. Betrag, Datum und Händler werden ausgelesen und dem Umsatz zugeordnet. Was noch offen ist, steht als Liste da: Buchungen ohne Beleg, Belege ohne Buchung, Rücklastschriften.
Vorstand: Mitglieder, Beiträge und der Blick aufs Jahr
Der Vorstand braucht selten Buchungssätze, sondern Antworten: Wie viele Mitglieder haben wir, wer hat nicht gezahlt, reicht das Geld bis zum Sommer. Dafür gibt es ein Kassenbuch-Cockpit mit Einnahmen, Ausgaben und offenen Posten, eine Auswertung nach Konten und eine Vorschau auf die kommenden Monate.
Neue Mitglieder tragen sich über ein Anmeldeformular mit Double-Opt-in selbst ein, inklusive SEPA-Mandat. Austritte werden nicht gelöscht, sondern gekündigt, damit die Finanzhistorie vollständig bleibt.
Was vereinsKosmos anders macht
- Der WhatsApp-Assistent beantwortet Mitgliederfragen zu Trainingszeiten, Beiträgen und Rechnungen – in der Sprache des Mitglieds, rund um die Uhr.
- Die Kassenprüfung läuft als deterministischer Prüflauf mit Kennzahlen und Befunden; der Berichtsentwurf für die Mitgliederversammlung entsteht daraus auf Knopfdruck.
- Das Mitgliederportal gibt es auf Deutsch, Englisch, Türkisch, Arabisch, Ukrainisch und Russisch – für Vereine mit vielen zugewanderten Familien ein spürbarer Unterschied.
- Entwickelt und betrieben von einem Vereinsvorstand, im Alltag eines Ringervereins erprobt. Support kommt direkt vom Entwickler.
In drei Schritten umstellen
- Verein anlegen und Mitglieder importieren, Excel reicht. 14 Tage laufen alle Funktionen des Plans Pro, ohne Kreditkarte.
- Beitragstypen und SEPA-Mandate prüfen, dann den ersten Monatslauf als Probe starten und mit der bisherigen Liste vergleichen.
- Bankkonto per FinTS verbinden, SEPA-Datei bei der Bank einreichen und ab dem zweiten Monat nur noch kontrollieren.