Bank, Barkasse und alles dazwischen
Bankumsätze kommen per FinTS täglich herein – von Sparkasse, Volksbank, Postbank, Commerzbank, Sparda, PSD und vielen weiteren. Mehrere Konten sind möglich, ein Konto ist das Hauptkonto. Barbewegungen wie Kassiererlöse vom Turnier oder Auslagen des Trainers werden als Barbuchung erfasst und getrennt geführt.
Für jeden Eingang schlägt das System die passende Zuordnung vor: offene Rechnung, Spende, wiederkehrender Vertrag oder Guthaben. Bestätigt wird mit einem Klick, korrigiert wird ebenso schnell. Vertragsregeln erkennen wiederkehrende Buchungen wie Miete, Versicherung oder Verbandsbeitrag von selbst.
Belege, die man wiederfindet
- Foto oder PDF direkt hochladen, per E-Mail an eine eigene Vereinsadresse senden oder als WhatsApp-Bild vom Trainer schicken lassen.
- Betrag, Datum und Händler werden per Texterkennung ausgelesen und der wahrscheinlichsten Buchung zugeordnet.
- Eine Buchung kann mehrere Belege haben – wichtig bei Sammelrechnungen und Teilzahlungen.
- Eingangsrechnungen bekommen Fälligkeit, Netto, Umsatzsteuer und einen GiroCode zum Bezahlen per Banking-App.
- Der Status jeder Buchung ist sichtbar: Beleg fehlt, Vorschuss, zugeordnet, abgeschlossen.
Die Kassenprüfung vorbereiten
Der Prüflauf rechnet nach, statt zu raten: Anfangs- und Endbestand, Summe der Einnahmen und Ausgaben, Anteil der Buchungen ohne Beleg, offene Posten, Rücklastschriften, Barbewegungen über einer Schwelle, Buchungen außerhalb des Geschäftsjahres. Daraus entsteht eine Liste von Befunden, die sich vor der Prüfung abarbeiten lässt.
Aus dem Ergebnis erzeugt vereinsKosmos einen Berichtsentwurf als PDF für die Mitgliederversammlung. Die Zahlen stammen aus dem Prüflauf, nur die erläuternden Texte kommen vom Assistenten; jede Seite trägt den Hinweis, dass es sich um einen Entwurf handelt. Die Kassenprüfer bleiben verantwortlich – sie bekommen aber eine fertige Grundlage statt eines Ordners.
Auswertungen für den Vorstand
- Kassenbuch-Cockpit mit Einnahmen, Ausgaben, Saldo und offenen Posten.
- Auswertung nach Konten und Kategorien, auf Wunsch mit automatischer Klassifizierung nach dem Sportkontenrahmen.
- Vorschau auf die kommenden Monate anhand wiederkehrender Buchungen und geplanter Beitragsläufe.
- Jahresexport für Verbandsmeldungen und für den Steuerberater.