Die drei Voraussetzungen
- Gläubiger-Identifikationsnummer: online bei der Deutschen Bundesbank beantragen, kostenlos, in der Regel binnen weniger Tage vergeben.
- Inkassovereinbarung mit der Hausbank: regelt, dass der Verein Lastschriften einreichen darf, und legt Einreichungsfristen fest.
- SEPA-Basislastschriftmandat je Mitglied: mit Name, Anschrift, IBAN, Datum, Unterschrift und eindeutiger Mandatsreferenz.
Der Ablauf Monat für Monat
Der Monatslauf erzeugt aus den Beitragszuordnungen der Mitglieder die Rechnungen des Monats – gebündelt pro Zahler, damit eine Familie eine Rechnung bekommt. Jede Rechnung erhält eine fortlaufende Nummer pro Verein; Korrekturen laufen über Storno und Gutschrift, nie durch Löschen.
Aus den offenen Rechnungen mit gültigem Mandat entsteht die Sammellastschrift als pain.008-Datei. Sie wird im Online-Banking eingereicht. Die Vorabankündigung geht vorher an die Mitglieder – per E-Mail oder WhatsApp, mit Betrag und Ausführungsdatum.
Nach dem Einzug laufen die Umsätze per FinTS zurück in das Kassenbuch und werden den Rechnungen automatisch zugeordnet. Was nicht zugeordnet werden kann, bleibt als Vorschlag zur Prüfung liegen.
Fristen, die man kennen sollte
- Vorabankündigung: mindestens 14 Kalendertage vor Belastung, kürzere Frist nur bei ausdrücklicher Vereinbarung.
- Einreichung bei der Bank: Basislastschrift heute in der Regel einen Bankarbeitstag vor Fälligkeit, unabhängig von Erst- oder Folgelastschrift.
- Widerspruch des Zahlers: acht Wochen mit Mandat, 13 Monate ohne gültiges Mandat.
- Mandat verfällt, wenn 36 Monate lang kein Einzug erfolgt ist.
Wenn etwas schiefgeht
Rücklastschriften sind kein Ausnahmefall, sondern Alltag: gelöschtes Konto, falsche IBAN, kein Geld auf dem Konto. Wichtig ist, dass die zugehörige Rechnung wieder als offen geführt wird und die Rückbuchung im Kassenbuch als eigener Vorgang steht, statt den Einzug einfach zu überschreiben.
Bleibt eine Rechnung offen, greift das Mahnwesen mit drei Stufen. Wer lieber persönlich nachfragt, sieht in der Liste der offenen Posten sofort, um wen es geht und wie oft es schon vorgekommen ist.