Ein Mitglied, mehrere Zusammenhänge
Jedes Mitglied hat Stammdaten, eine Adresse, optional eine abweichende Rechnungsadresse und einen Status: aktiv, wartend oder gekündigt. Darüber liegen die Zusammenhänge, die den Vereinsalltag ausmachen.
- Familien bündeln mehrere Mitglieder unter einem Zahler mit einer Bankverbindung und einer Rechnung.
- Gruppen bilden die Struktur des Vereins ab und lassen sich verschachteln, etwa Ringen, darunter Kinder und Jugend.
- Mannschaften sind unabhängig von Gruppen und tragen die Wettkampforganisation.
- Eigene Merkmale erfassen, was jeder Verein anders braucht: Trikotgröße, Übungsleiterlizenz, Passnummer, Vereinsheim-Schlüssel.
- Beitragstypen werden dem Mitglied zugeordnet, mit Gültigkeit ab einem Datum – rückwirkende Änderungen bleiben nachvollziehbar.
Daten übernehmen, ohne die Liste neu zu tippen
Der Import liest Excel- und CSV-Dateien und zeigt vor dem Schreiben eine Vorschau: Welche Mitglieder werden neu angelegt, welche aktualisiert, wo fehlen Pflichtfelder. Bestehende Mitglieder werden über Mitgliedsnummer oder E-Mail-Adresse erkannt, damit ein zweiter Import keine Dubletten erzeugt.
Wer aus einer anderen Vereinssoftware kommt, schickt den Export und bekommt den eingerichteten Verein zurück – inklusive Beitragstypen, Familien und SEPA-Mandaten.
Was Mitglieder selbst erledigen
Jede Adressänderung, die ein Vorstand abtippt, ist verlorene Zeit. Im Mitgliederportal melden sich Mitglieder ohne Passwort per Magic-Link an, pflegen ihre Kontaktdaten, laden Rechnungen herunter und fordern ihre Daten nach DSGVO an. Die Oberfläche gibt es auf Deutsch, Englisch, Türkisch, Arabisch, Ukrainisch und Russisch.
Wer lieber schreibt statt sich einzuloggen, nutzt den WhatsApp-Assistenten. Änderungswünsche landen dort als Antrag im Posteingang und werden vom Vorstand freigegeben – die Daten ändern sich nie unbemerkt.
Rollen, Protokoll und Vorstandswechsel
- Drei Rollen: Hauptadmin, Administrator und Leserecht, dazu eine eingeschränkte Rolle nur für Geldauflagen.
- Jede Änderung an Mitgliedern, Rechnungen und Einstellungen steht im Audit-Log mit Zeitpunkt und Person.
- Der neue Kassenwart bekommt eine Einladung per E-Mail statt einer Datei – die Daten bleiben, wo sie sind.